ТЕКУЩИЕ АКТИВЫ: ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА И ИХ ЭКВИВАЛЕНТЫ

1. Определение текущих активов и их классификация

В соответствии с МСБУ, актив – это ресурс, контролируемый предприятием, полученный в результате прошлых событий, от которого ожидается поступление будущих экономических выгод. Будущие экономические выгоды, заключенные в активе – это потенциальные выгоды в виде денежных средств или в виде других выгод, которые будут получены в будущем в результате использования актива. Актив признается в балансе, если можно достоверно определить (оценить) его стоимость.

По срокам своего полезного использования для получения экономической выгоды активы можно подразделить на:

• долгосрочные (более одного года);
• текущие или краткосрочные (до одного года).

Согласно МСБУ 1 «Представление финансовой отчетности» актив должен классифицироваться как краткосрочный (текущий) актив, если:

1. его предполагается реализовать или держать для продажи или использования в нормальных условиях операционного цикла компании; или
2. он содержится главным образом в коммерческих (торговых) целях;
3. его предполагается реализовать в течение 12 месяцев с отчетной даты;
4. он является активом в виде денежных средств или их эквивалентов.

Все прочие активы должны классифицироваться как долгосрочные.

К текущим активам относятся следующие статьи:

• товарно-материальные запасы независимо от срока их переработки и реализации;
• расходы будущих периодов, которые могут быть списаны в течение одного года от отчетной даты;
• денежные средства (денежные средства, на использование которых наложены ограничения, включаются в текущие активы, если ограничения будут сняты в течение одного года);
• краткосрочные финансовые инвестиции с указанием их текущей стоимости, если она отличается от их балансовой стоимости;
• авансовые платежи за покупку текущих активов;
• текущие счета к получению;
• краткосрочные векселя полученные;
• прочая краткосрочная дебиторская задолженность.

Текущие активы обычно представлены в бухгалтерском балансе в порядке убывания ликвидности:

• Денежные средства
• Краткосрочные инвестиции
• Дебиторская задолженность
• ТМЗ
• Оплаченные авансом расходы.

Денежные средства отражаются по номинальной стоимости, краткосрочные инвестиции — по рыночной стоимости или по наименьшей из двух оценок: себестоимости или рыночной стоимости, дебиторская задолженность — по оцененной сумме ожидаемого возмещения (начальная стоимость за минусом корректировок на сомнительные долги, денежных скидок, возврата проданных товаров); ТМЗ — по себестоимости или по наименьшему из значений рыночной стоимости и себестоимости; оплаченные авансом расходы отражаются по себестоимости.

2. Денежные средства и их эквиваленты

Управление денежными средствами становится все более важным из-за огромной сложности финансовых рынков. Конкурентоспособность требует, чтобы, фирма была в состоянии достать средства для нововведений и дальнейшего своего развития. Правильное раскрытие и классификация денежных средств и их эквивалентов, необходимы для точной оценки ликвидности компании.

В МСБУ 7 «Отчеты о движении денежных средств» даны следующие определения денежным средствам, их эквивалентам и потокам денежных средств:

Денежные средства включают наличные деньги и вклады до востребования.

Денежные счета включают только те наименования, которые могут использоваться для срочной оплаты обязательств. Денежные средства включают остатки на текущих счетах в финансовых учреждениях, наличные купюры, монеты, валюту, наличные суммы малой кассы и конкретные передаваемые денежные документы в кассе предприятия, принятые финансовыми учреждениями для срочных депозитов и изъятий. Эти передаваемые денежные документы включают простые чеки, кассовые ордера, чеки клиентов, денежные переводы и другие средства расчета. Остаток на балансовой статье "Денежные средства" отражает все наименования включенные в денежные счета.

Эквивалент денежных средств — краткосрочные, высоколиквидные вложения, легко обратимые в определенную сумму денежных средств, и подвергающиеся незначительному риску изменения ценности. Критерий отнесения инвестиций к денежным эквивалентам является составной частью учетной политики предприятия. Как правило, к денежным эквивалентам относят текущие инвестиции, начальный строк погашения которых не превышает 3 месяца.

Эквиваленты денежных средств предназначены скорее для удовлетворения краткосрочных денежных обязательств, а не для инвестиций или других целей. Инвестиция, чтобы квалифицироваться в качестве эквивалента денежных средств, должна быть легко обратимой в определенную сумму денежных средств, и подвергаться незначительному риску изменения стоимости. Таким образом, обычно инвестиция квалифицируется в качестве эквивалента денежных средств, только когда она имеет короткий срок погашения, скажем, три месяца или меньше с даты приобретения. Инвестиции в собственный капитал исключаются из эквивалентов денежных средств, если только они не являются, по существу, эквивалентами денег, например, в случае привилегированных акций, приобретенных незадолго до срока их погашения и с указанием конкретной даты выплаты.

В денежные средства не входят почтовые марки, авансы на командировочные расходы работникам (предоплаченные расходы), дебиторская задолженность работников компаний и денежные авансы, выплаченные работникам и внешним участникам (счета к получению).

В конце отчетного периода, недополученные денежные переводы/чеки не вычитаются из остатка счета денежных средств. Некоторые компании не уменьшают остаток счета денежных средств до тех пор, пока чеки не будут представлены для оплаты. Счет "Денежные средства" может включать сумму, называемую компенсационным остатком, которую нельзя свободно использовать. Этот остаток представляет собой минимальную сумму, сохраняемую компанией по требованию банка на своем счете в качестве обеспечения договора о предоставлении кредита. Фактически этот договор ограничивает денежную наличность и может уменьшить ликвидность компании.

Банковские займы обычно рассматриваются как финансовая деятельность. Однако, в некоторых странах банковские овердрафты, возмещаемые по требованию, составляют неотъемлемую часть управления денежными средствами компании. В таких условиях банковские овердрафты включаются в качестве компонента денежных средств и их эквивалентов.

Овердрафт — это кредитовый остаток на активном счете, возникающий при совершении платежа на сумму, превышающую ранее имевшееся дебетовое сальдо. Овердрафт обычно учитывается как краткосрочное обязательство.

Характерной чертой таких соглашений с банками является то, что сальдо по счету в банке часто изменяется от положительного к отрицательному.

Потоки денежных средств не включают движение между статьями, составляющими денежные средства или их эквиваленты, потому что эти компоненты являются частью контроля и регулирования денежных операций компании, а не частью ее операционной, инвестиционной или финансовой деятельности. Контроль и регулирование денежных операций включают инвестирование излишних денежных средств в денежные эквиваленты.

Если денежные средства предназначены для использования в целях иных, чем текущие активы, то они исключаются из раздела текущих активов.

3. Малая касса

Малые кассы являются разновидностью авансового фонда, предоставляющего готовую наличность для повседневных расходов. Авансовые фонды, это фонды созданные для особых целей, которые периодически пополняются компенсируя израсходованные суммы. Размеры фонда могут варьироваться от 50 у.е. или меньше до 10,000 у.е. или больше. Большая организация может иметь несколько малых касс, расположенных во всех ее офисах и производственных подразделениях. Несмотря на то, что сумма в одном из любых размещений может быть относительно мала, общая сумма всех небольших наличных сумм может быть значительной.

Малые кассы предназначены для управления многими видами мелких оплат включая стоимость транспортных расходов работников, почтовые расходы, канцелярские товары и расходы по доставке.

Остаток счета малых касс является частью общего остатка денежных средств и меняется только тогда, когда создается малая касса.

Представим что 3,000 у.е.— малая касса. Эта сумма предназначена для административно-хозяйственных расходов. Денежные средства помещаются в безопасное место, обычно в сейф. В учете деньги перечисляются с кассы на счет малой кассы в сумме 3,000 у.е.:

Малая касса...............................................................................3,000

Наличность в кассе............................................................................... 3,000

Кассир просматривает разрешение на расходном кассовом ордере для получения наличных денег и выдает требуемую сумму. Кассовые ордера хранятся вместе с денежной наличностью кассы.

В конце первого месяца, в малой кассе остается 560 у.е., показывая, что 2,440 у.е. были выплачены в течение месяца (3,000 у.е.- 560 у.е.). Это также означает, что кассир должен иметь 2,440 у.е. в кассовых ордерах, подтверждающих выплаты. В наличии имеются следующие кассовые ордера: почтовые расходы — 900 у.е., канцелярские товары - 700 у.е. и транспортные расходы - 800 у.е.(итого 2,400 у.е.). Следовательно, недостача в кассе составляет 40 у.е.. Вероятно, был утерян кассовый ордер или в представленном кассовом ордере занижена выплаченная сумма. Недостача отражается следующим образом:

Почтовые расходы...............................................................................900

Расходы на канцтовары......................................................................700

Транспортные расходы........................................................................800

Недостача денежных средств.............................................................40

Наличность в кассе...............................................................................2,440

Записи правильного отражения расходов и кассового остатка регистрируются и периодически производятся сверки бухгалтерией, а не кассиром. Недостача и излишек денежных средств — это счет расходов (дебетовый остаток) или доходов (кредитовый остаток). Недостача денежных средств при выявлении виновного лица отражается по дебету счета «Прочая дебиторская задолженность». В определенных ситуациях, например, при краже денежных средств, если виновное лицо не установлено, то недостача сразу отражается как убыток.

Когда касса пополняется, расходуется или закрывается, делается запись, затрагивающая счета малой кассы и счета наличности в кассе. Например, если малая касса увеличивается на 2,000 у.е. из-за возросших денежных нужд, тогда делается следующая запись:

Малая касса............................................................................... 2,000

Наличность в кассе............................................................................... 2,000

4. Система внутреннего контроля над движением денежных средств

Система внутреннего контроля — это политика и процедуры разработанные чтобы:

• защитить активы,
• обеспечить соответствие с финансовой политикой компании,
• обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.

Жесткая система внутреннего контроля над денежными средствами и ликвидными активами увеличивает вероятность того, что произведенные оценки денежных средств и их эквивалентов являются точной и надежной информацией для пользователей финансовых отчетов.

Охрана денежных средств является наиболее важным вопросом на многих предприятиях. Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.

Внутренний контроль над денежными средствами должен выполнять следующие функции:

• Отдельное хранение и отдельный учет денежных средств.
• Учет всех операций, произведенных за наличный расчет.
• Хранение только необходимого остатка в кассе.
• Периодические проверочные подсчеты остатков в кассе
• Физический контроль денежных средств.

Контроль над поступлениями

Поступления денежных средств имеют много источников и различных контрольных операций во всех компаниях. Следующие процедуры применяются наиболее часто:

1. Распределение обязанностей по выплате денежных средств, записи операций, проведенных за наличный расчет и сверке кассовых остатков. Это распределение снижает вероятность кражи и сокрытия посредством поддельных записей.

2. Закрепление за каждым отдельным работником определенной ответственности за учет и регистрацию денежных средств, для обеспечения постоянного и непрерывного потока денежных средств с самого начала поступления их на банковские счета. Этот контроль требует:

1. незамедлительного подсчета,
2. незамедлительной записи и
3. своевременного депонирования всех полученных денежных средств.

3. Поддерживание непрерывного контроля исполнения функций управления денежными средствами и ведения записей. Этот контроль включает повседневные и внезапные подсчеты денежных средств в кассе, внутренние ревизии и ежедневные отчеты о полученных денежных средствах, платежах и остатках.

Контроль денежных расходов

Многие фирмы выплачивают деньги огромному количеству различных ремитентов (получателей). Хотя система контроля денежных средств разрабатывается индивидуально для каждой компании, следующие правила применяются во многих из них:

1. Распределение обязанностей по ведению документации о денежных расходах, по выписыванию и подписыванию чеков (кассовых ордеров), по отправке чеков и ведению записей.
2. Оформление всех денежных расходов заранее пронумерованными чеками (расходными ордерами).
3. Если используются счета кассы, необходим контроль полномочий по ее использованию.
4. Расходные кассовые ордера выписываются только в том случае, если имеется адекватная документация, подтверждающая расход.
5. Надзор за денежными расходами и их оформлением.

Контроль денежных средств на расчетных счетах

Использование счетов банка или других финансовых учреждений является важным способом контроля денежных средств. Банковские счета имеют несколько преимуществ:

• Денежные средства физически защищены в здании банка.
• Отдельный учет денежных средств ведется банком.
• Управление денежными средствами, вследствие чего риск кражи сведен к минимуму.
• Клиенты могут переводить платежи непосредственно в банк получателя безналичным путем.

Финансовые учреждения предоставляют услуги по управлению денежными средствами такие как: обмен денежных средств на другую валюту, перевод денежных средств в другие страны и выплата процентов по сберегательным счетам.

Система электронных платежей — это способ перевода средств между банками посредством телефона, телеграфа или компьютера. Электронный перевод предоставляет работающие в реальном масштабе времени компьютерные связи для незамедлительной разноски операций по счетам. Преимущества заключаются в уменьшении бумажной работы, сокращении ошибок и снижении операционных издержек.

Сверка кассовых остатков

Обязательна сверка всех кассовых остатков на каждую отчетную дату, или на конец месяца. Наличие отдельного счета для каждого места хранения денежных средств, облегчает проведение сверки и дает возможность выделения ошибок. Процесс сверки включает следующие шаги:

1. Подсчет фактических остатков наличных средств в кассе производится лицом, не занимающимся ведением операций с наличными средствами, в присутствии кассира и должен подписываться с указанием даты всеми сторонами.
2. Сравнение остатка на бухгалтерских счетах с фактическим наличием. Любые расхождения должны быть указаны.

Сверка расчетных (валютных) счетов

Также как и с кассовыми счетами, необходимо введение отдельных счетов для отражения операций по каждому отдельному расчетному (валютному) счету, что облегчит процесс сверки и выделит ошибки. Процесс сверки должен включать следующие шаги:

1. Пересмотр сумм денежных средств, снятых с расчетного счета, не нашедших отражения в учете (это могут быть банковские сборы и комиссионные за проведение банковских операций).
2. Отражение их в учете.
3. Сравнение остатков на расчетном (валютном) счете по выписке банка с остатком по данным бухгалтерского учета.
4. Для таких операций как недоставленные переводы или чеки, при сверке необходим учет разницы во временных поясах.
5. На акте сверки по движению и остаткам денежных средств необходимо указать дату сверки и подписи работников бухгалтерии: банка и компании.